Advies Terug naar advies overzicht

De Balance Score Card als instrument voor contractmanagement

Goed opdrachtgever zijn betekent zicht houden op de voortgang en de resultaten. Een goed opdrachtgever is een goed “opdracht volger”. Een balance score card kan hierbij een nuttig instrument zijn.

image

Wat is de balance score card? Dit is een overzicht van de kern prestatieindicatoren met betrekking tot het proces en de resultaten van de dienstverlening.


Door middel van een ‘stoplichtenrapportage’ wordt direct inzichtelijk wat er goed gaat en wat niet. Een rood licht is een aanleiding om eens met de dienstverlener te gaan praten. Er kan vervolgens een tijdpad vastgesteld worden. Wanneer komt het licht op groen te staan?
Een balance score card kan op verschillende niveau’s opgesteld worden. Het kan een benchmark op het niveau van uitvoerders zijn. Een goed voorbeeld hiervan is het Australische star rating model wat op geaggregeerd niveau sterren toekent aan vestigingen. Onder het aantal sterren dat een vestiging van een bepaald bedrijf toegekend krijgt ligt een heel samenstel aan prestatieindicatoren. Maar voor uw eigen sturing zal een meer gedetailleerde balance score card, die inzicht geeft in (clusters van) afzonderlijke prestatieindicatoren, meer voor de hand liggen. Bijvoorbeeld een clustering naar prestatieindicatoren die inzicht geven in achtereenvolgens: doorlooptijden (vanaf intake, gemeten langs verschillende mijlpalen), resultaten (plaatsingen, duurzame plaatsingen, ...), tevredenheidscores, innovatie en de kwaliteit van rapportages (waaronder ook de tijdigheid van aangeleverde informatie).
Zo zijn er tal van uitwerkingen te bedenken die op de maat van uw uitvoering toegesneden zijn.

Let er op dat de kern prestatieindicatoren (‘kritische prestatieindicatoren) SMART geformuleerd zijn, neem ze ook op in de contractafspraken en gebruik ze bij voorkeur ook in uw bekostiging. Dan worden het voor uw uitvoerders ook de meest voor de hand liggende stuurparameters.
Een balance score card is een krachtig instrument. De gemeente Amsterdam bijvoorbeeld, is er in geslaagd om na introductie van dit instrument en enkele andere vernieuwingen in de sturing, het aandeel taalaanbieders met een rood stoplicht terug te brengen van bijna een kwart tot nul - in een tijdsbestek van slechts drie kwartalen.

Magazijn13 heeft onlangs een balance score card ontwikkeld voor de gemeente Haarlemmermeer. Deze sluit naadloos aan bij de voortgangsrapportages van de dienstverleners en laat dus met een minimum aan werk voor de gemeente direct alle belangrijke managementinformatie zien.