Advies Terug naar advies overzicht

Het organiseren van een marktconsultatie

Een marktconsultatie of marktdialoog stelt u als opdrachtgever in staat om de kennis en ervaring van marktpartijen te verzamelen en te gebruiken bij het doorlopen van een aanbestedingstraject.

image

In de praktijk betekent dit dat u als gemeente de kennis en kunde van marktpartijen gebruikt om eigen ideeën te toetsen nog voordat de aanbesteding start en dus om de kwaliteit van het bestek of de offerteaanvraag te verbeteren. Een nevendoel kan zijn het ontlokken van voldoende concurrentie wat door het promoten van de aanbesteding in de hand wordt gewerkt.

Hieronder beschrijven we waar u op moet letten bij een marktconsultatie.

Hoe pakt u dat nu aan?
Een kenmerk van een goede marktconsultatie is dat door de opdrachtgever gerichte vragen worden gesteld aan de markt. Dit om te voorkomen dat er teveel openheid ontstaat in een dialoog waardoor deze niet effectief is. Dit kan met een consultatiedocument waarin de opdrachtgever vragen heeft opgenomen waarop concrete antwoorden verwacht worden van de deelnemende marktpartijen. Als de consultatie sterk is gericht op de aanpak van de dienstverlening en onderdelen uit de beoogde aanbesteding en het contract, is het verstanding om ook een concept van een programma van eisen (op hoofdlijnen) mee te sturen. Dit kan als basis dienen voor het op gang brengen van de consultatie.

Hoe zorgt u er nou als opdrachtgever voor dat een marktconsultatie non-discriminatoir en transparant verloopt zonder met alle geïnteresseerde partijen te hoeven praten?
Voor marktconsultaties zijn in Nederland geen specifieke regels geformuleerd. Een aanbestedende dienst doet er wel verstandig aan het marktconsultatie spel binnen de spelregels van de Europese richtlijnen te spelen. Het belangrijkste hierbij is om te zorgen dat alle geïnteresseerde marktpartijen op de hoogte kunnen zijn van een consultatie. Dit kan door een vooraankondiging te publiceren – bijvoorbeeld in het Supplement op het officiële Publicatieblad van de Europese Unie, maar het kan ook gewoon op de site van de Stichting Blik op Werk. In deze vooraankondiging kan de gemeente opnemen dat er een marktconsultatie georganiseerd gaat worden en dat alle geïnteresseerde partijen vrij zijn om hieraan deel te nemen. Met de gegevens in de aankondiging kunnen de partijen het aanbestedingsdocument opvragen. Daarnaast is het slim om het consultatiedocument op uw eigen internetsite te zetten waar het door geïnteresseerden gedownload kan worden. Op die manier is de informatie voor iedereen toegankelijk.

Om de benodigde tijd voor een marktconsultatie beheersbaar te houden, is het ook slim om een schifting te maken tussen partijen waarvan u genoegen kunt nemen met hun schriftelijke feedback en partijen met wie u graag rond de tafel wil zitten. Bijvoorbeeld omdat bepaalde partijen meer kennis hebben op een specifiek gebied waar u meer van wil weten. Dit kan door in eerste instantie alle partijen uit te nodigen om schriftelijk te reageren op het consultatiedocument en op basis daarvan een aantal partijen te selecteren om nadere toelichting te komen geven bij de opdrachtgever. Deze gang van zaken kan het beste al kenbaar worden gemaakt in de gepubliceerde aankondiging.

(Bron: Ministerie van VROM/WWI, Handreiking Goed opdrachtgeverschap - Magazijn13 was projectleider voor deze handreiking.)